Time-Management

Чому трапляється так, що тайм-менеджмент не працює?

Тайм-менеджмент не працює через те, що ми не розуміємо до кінця його суті, не маємо мотивації, мало знаємо про такий ресурс, як час, та через брак практики.

«Тайм-менеджмент, або управління часом ‒ це спеціальні методики оптимальної організації часу для вирішення будь-яких завдань». Ніби все зрозуміло. Обери будь-яку методику ‒ і забудеш про дедлайн. Чому ж трапляється так, що, незважаючи на суворе дотримання постулатів та прийомів тайм-менеджменту, вони не працюють?

Виявляється, проблема у нас самих, наших думках. Що ми думаємо, коли читаємо або слухаємо тренінг із тайм-менеджменту? Правильно, що все встигатимемо, справи вирішуватимуться легко та невимушено, а ми лише насолоджуватимемося життям. Однак це перша помилка. Думка, про те, що знання про методи та секрети тайм-менеджменту дозволять керувати часом, є другою помилкою.

Щоб ви могли управляти своїм часом, спершу дайте відповідь на таке запитання: а для чого вам тайм-менеджмент? Для того, аби щодня не виникав аврал? Ні, з такою думкою тайм-менеджмент у вас не спрацьовуватиме.

Головне призначення тайм-менеджменту ‒ допомогти нам у досягненні життєвих цілей, реалізувати потенціал. А як це зробити? Правильно, щоденним вирішенням власних справ, які піднімають нас сходами успіху. Хочете, аби тайм-менеджмент працював? Тоді починайте з простих інструментів.

Про три кроки або систему кроків

Цей метод тайм-менеджменту спрямований на одержання контролю над справами. Наприклад, колись, на занятті в бізнес-школі, я слухала лекцію про метод «Три кроки». Записуйте справи так, як зручно вам, але щодня лише три справи. Кожну обрану справу доводьте до кінця, а найголовнішу тим більше. Саме так працює тайм-менеджмент «три кроки». Зрозумійте, переконував лектор, краще спланувати три справи і вирішити їх, ніж записати тридцять три і не закінчити жодної.

Така проста щоденна практика трьох кроків із часом дозволить вам зрозуміти суть тайм-менеджменту, ви одержите досвід і найголовніше ‒ напрацюєте власні навички організації часу. На основі самої лише теорії тайм-менеджмент, на жаль, не діє. Тоді лектор нам розповідав про власний метод, розроблений за принципами Девіда Аллена.

Девід Аллен у книзі «Як привести справи до ладу: мистецтво продуктивності без стресу» пропонує послідовність кроків (послідовність кроків є різною, кожен обирає її сам, виходячи з власних потреб. ‒ Авт.), яка дозволяє вирішувати справи шляхом зменшення рівня стресу і створення ілюзії спокою.

Справді, використовуючи «метод кроків», ви не турбуєтеся про вирішення справ, а дієте згідно з планом. Якщо такий метод вас влаштовує, ‒ чудово. Але якщо одноманітний рух по наперед визначеній колії вам не до вподоби, шукайте інший метод.

Девід Аллен (David Allen, народився 28 грудня 1945року) ‒ консультант, експерт з питань управління часом та особистої ефективності. Винахідник найпопулярнішого методу управління часом Getting Things Done (GTD), автор кількох книг із управління часом і самоорганізації. Найвідоміша з них «Як привести справи до ладу: мистецтво продуктивності без стресу».

Органайзер чи…

Щоб тайм-менеджмент працював, з усього розмаїття практик обирайте той метод, який найкращий особисто для вас. Наприклад, коли я коли починала оволодівати наукою тайм-менеджменту, спеціально для цього купила органайзер.

Минуло вже багато років, а він так і лежить незадіяний. Адже всі свої справи я записую на листочку. Так, я починала з методу «трьох кроків». З часом мій список справ ставав все більшим. У міру виконання я просто викреслюю справи зі списку. До кінця дня мій «спланований» листочок стає кресленим-перекресленим, від нього можуть відриватися шматочки, на нього деколи проливається кава, врешті-решт він має жалюгідний вигляд, але те, що там записане, для мене цінніше за будь-які записи у гарному і красивому органайзері, бо саме так мій метод тайм-менеджменту працює. Для мене він простий у користуванні, дає швидкий результат і підходить особисто мені. Працюючи за цим методом, я помітила: у своєму списку справ я завжди першими закреслюю ті справи, які записані останніми. Йдеться переважно про дріб’язкові справи, але секрет методу в тому, що коли ти бачиш, наприклад, десять закреслених пунктів, тобто десять вирішених сьогоднішніх справ, це додає сили, віри у те, що й решту подолаєш саме сьогодні.

Якщо обраний вами метод не працює, залишайте його! Залишайте і шукайте інший, той, який для вас оптимальний. Шукайте доти, доки не знайдете свій.

Тайм-менеджмент не працює не через невміння планувати власні справи чи життя, а через небажання це робити.

Люди, які жаліються на неможливість організувати власний час, просто не хочуть відповідати за себе і своє життя. Для таких людей розмови про тайм-менеджмент ‒ лише ілюзія, що вони переймаються цим питанням.

Якщо тайм-менеджмент не працює, то не працюєте ви. Нашому мозку не можна давати абстрактних завдань. Головне ‒ правильне формулювання і постановка. Наприклад, не «Я все встигну сьогодні», а «Я сьогодні вирішу три справи». Не «Я зроблю ремонт», а «Я закінчу ремонт до кінця листопада». Не «Ми поїдемо на море», а «Ми поїдемо на море 10 серпня».

Однак є ще один секрет, про який варто знати. Тайм-менеджмент не працюватиме, якщо ви працюватимете з планами інших людей. У вас просто не буде мотивації щось робити. Не буде зацікавленості виконати роботу. Напевно, кожен може пригадати, коли справа, яку робиш, тобі цікава, питання, пов’язані з організацією роботи, часом, лінощами, вирішуються миттєво та автоматично, а коли ти мусиш працювати за планом іншого, все стає не так.

Для вмілого керування своїм часом кожному необхідно навчитися формувати правильні завдання, вміти розставляти пріоритети та з безлічі методів тайм-менеджменту обирати лише ті, які влаштовують суто вас і які ви розумієте. Тоді ваш тайм-менеджмент запрацює.

Пріоритети розставлять А, В і С

Одним із методів тайм-менеджменту, який вчить правильно розставляти пріоритети, є «метод ABC», або «АВС-аналіз».

Особливість цього методу тайм-менеджменту в призначенні передусім для визначення і розподілу пріоритетів, сортування найбільш важливих справ і відсіювання всього непотрібного, що заважає або відволікає від досягнення головної цілі. По суті «АВС-аналіз» об’єднує в собі «Принцип Парето» і «Матрицю Ейзенхауера».

Особливість «АВС-аналізу» полягає в тому, що ви складаєте список завдань на день і кожне завдання позначаєте категорією А, В, С.

Категорія А ‒ це дуже важливі і термінові справи, це ваші життєво важливі пріоритети, В ‒ важливі пріоритетні, але не термінові, С ‒ неважливі, нетермінові і непріоритетні.

Все просто і зрозуміло. Користуючись цим методом, можна скласти список завдань і розставити пріоритети як на день, так і на тиждень, навіть на місяць чи рік.

Секрет у тому, що ви повинні якомога швидше позбутися справ, що у вас потрапили в категорію С. Або делегуйте їх комусь іншому, або зі списку викресліть.

До речі, експериментально доведено: аби спланувати день за методом «АВС-аналізу», достатньо 10 хвилин, а економія часу за такий день складатиме дві години.

Але у вашому плануванні не буде ніякого сенсу і ваш метод не працюватиме, якщо ви не розумітимете, для чого це все.

Адже справи плануються для економії часу. Наприклад, спланувавши справи на день, ви зекономите дві години. Чи у процесі складання плану ви знали, для чого вам потрібні ці дві зекономлені години? На що ви їх витратите?

План + мотивація

Суть будь якого методу тайм-менеджменту полягає не у хронологічному записі завдань, а в розумінні того, для чого вам потрібно вирішити це завдання і для чого вам потрібен зекономлений час.

Ще раз повторюся: один і той самий метод тайм-менеджменту непридатний абсолютно всім. Адже у кожного своя мотивація і свої справи. До того ж, час, відведений на певну справу, кожен теж сприймає по-різному. Спробуйте у своєму офісі поспостерігати, наприклад, як працівники справляються з одним і тим же завданням.

Кожен, напевно, не раз чув фразу «Людина на своєму місці», а якщо ви чуєте її на свою адресу, вітаємо! Ви володієте прийомами тайм-менеджменту від природи на інтуїтивному рівні.

Так, кожен із нас різний. У кожного щодня різні ситуації, настрій, різний рівень втоми, різна мотивація і т. ін. Хтось може працювати, коли бачить перед собою план, написаний на аркуші, а хтось воліє тримати все у голові і не засмічувати стіл паперами.

Якщо ж ви весь час випробовуєте на собі різні техніки тайм-менеджменту, але жодною не задоволені, то, можливо, таким чином просто втікаєте від відповідальності? Врешті-решт просто візьміть і зробіть справу. Хто не хоче, завжди шукає причину, аби не робити, причому рішення про це приймає щохвилини. Якщо тайм-менеджмент не працює, – не працюєте ви. І річ тут не у тайм-менеджменті і його методах. Річ у вас самих.

Щоб не нарікати на неефективність тайм-менеджменту, не ставайте рабом якогось одного методу на тривалий час. Вносьте свої зміни у систему, вдосконалюйте її, час від часу перевіряйте її дієвість

Джерело: experyment.com.ua

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *